Gestão digitaliza publicações desde 1967 e implanta sistema de alimentação automática de dados

Os processos são realizados via tecnologia Optical Character Recognition (OCR). Economia de tempo, espaço físico, dinheiro, recursos humanos. Esses são os ganhos do Município de Cuiabá com a retomada das publicações oficiais na Gazeta Municipal e com a digitalização de todas as publicações, desde 1967, via tecnologia Optical Character Recognition (OCR), utilizada no reconhecimento e conversão de informações entre plataformas. O projeto é executado pela Secretaria de Gestão. “A Gazeta Municipal e seu processo de digitalização via OCR veio para modernizar os serviços realizados pela Secretaria de Gestão, para dar agilidade aos processos, minimizar as possibilidades de erros e construir um atendimento cada vez mais transparente e sustentável com a erradicação dos processos físicos”, pontua a secretária de Gestão, Mariana dos Santos.

A regulamentação da retomada da Gazeta Municipal foi publicada em decreto nº 8.168, de 21 de outubro de 2020. De acordo com o documento, o periódico substituirá as publicações Municipais realizadas no Diário Oficial de Contas do Estado de Mato Grosso em até 120 dias.

A primeira Gazeta Municipal foi publicada em 10 de dezembro de 1967 e a última em 03 de maio de 2013. Depois disso, as publicações passaram a ocorrer no Diário Oficial do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso. A retomada da Gazeta Municipal aconteceu em 26 de outubro de 2020. Neste processo, 1.418 edições foram digitalizadas, totalizando 40.860 imagens trabalhadas com OCR de alta qualidade.

“Foi feito o trabalho de resgate. Foram digitalizadas todas as Gazetas, todos os veículos de comunicação oficiais da Prefeitura de Cuiabá, desde 1967. Nesse processo, realizamos a preparação e descontaminação dos documentos, digitalização, tratamento da imagem e por fim o OCR que detecta e extrai texto de qualquer imagem. Pois quando o documento é somente digitalizado, ele é só uma imagem estática, mas quando aplicamos esses recursos tecnológicos, transformamos o documento em um arquivo possível de busca”, explica o Diretor de Tecnologia e Informação, Rodrigo Matos Medeiros.

Por exemplo, se um servidor solicita uma licença prêmio, essa licença nasce no sistema eletrônico de gestão de processos, com toda a tramitação digital e segue um rito de análise, utilizando-se dos dados do GDPrev, que é o prontuário eletrônico dos servidores públicos de Cuiabá. A fase final do processo de pedido de licença é com a publicação do resultado. Esse sistema GDPrev está integrado com a Gazeta Municipal. Então, quando o resultado for publicado, ele será automaticamente anexado ao prontuário eletrônico do servidor, alimentando sua vida funcional, graças a tecnologia OCR, dando agilidade ao processo de atualização do prontuário.

Por enquanto, as atividades estão sendo regulamentadas e as publicações ainda estão sendo enviadas também ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso para divulgação. Quando o processo de retomada da Gazeta Municipal for totalmente concluído, publicações oficiais serão descentralizadas, tirando a sobrecarga da Secretaria de Gestão na organização do periódico e dando autonomia para cada Secretaria, que será responsável por organizar suas próprias publicações. A organização final das edições diárias da Gazeta Municipal será realizada pela Secretaria de Comunicação.

Assessoria/Caminho Político

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